Jak distributor vrátil 67 svým zaměstnancům
55 minut denně a uvolnil tak kapacitu
za 19 mil. Kč ročně.
Šest typů rutinní administrativy po schůzkách a hovorech začala zpracovávat AI automaticky. Průměrná úspora přes 67 zaměstnanců ve třech zemích: 38 % času na administrativu. Investice se vrátila před koncem pilotu.
Zaměstnanci trávili týdny administrativou, která brzdila růst
Zaměstnanci, kteří jsou v kontaktu se zákazníky, trávili velkou část pracovního dne prací, která s obchodem přímo nesouvisela. Záznamy ze schůzek, zápisy příležitostí do CRM, follow-up emaily, reporty pro vedení. Na těchto úkolech všech 67 lidí ve třech zemích každý týden trávilo stovky hodin.
Vedení vědělo, že administrativní zátěž existuje. Nevědělo přesně kde, v jaké míře a co jde automatizovat bez ztráty kvality.
Cíle projektu:
- Změřit, kolik času zaměstnanci ztrácejí administrativou a kde
- Automatizovat rutinní výstupy po schůzkách a hovorech
- Vrátit obchodníkům kapacitu na práci s klientem
- Nasadit řešení konzistentně ve třech zemích
Šest typů rutinní práce, které AI zpracovává automaticky
Identifikovali jsme 6 kategorií rutinní práce: záznamy ze schůzek, zápis příležitostí do CRM, follow-up emaily, úkoly v Planneru, reporty aktivit a kategorizace hovorů.
Vstupy jsou hovory a schůzky z Teams, emaily z Outlooku a existující data v CRM. AI přepíše, kategorizuje, extrahuje klíčová data a spáruje s kontakty. Výstupy: meeting notes ve Wordu nebo Teams, záznam příležitosti do CRM, follow-up email, úkol v Planneru. Manažer schválí jedním kliknutím nebo edituje jen tam, kde vidí přidanou hodnotu.
Pilot trval 8 týdnů.
Průběh projektu:
- Discovery a vstupy (2 týdny) – Úvodní workshop, definice typu schůzek, datový audit, governance
- Sběr přepisů (2 - 3 týdny) – 3 až 5 reálných schůzek, přepisy z Teams, status call
- Workshop + prototyp (1 - 2 týdny) – Pracovní workshop 120 min, první agent, iterace
- Pilotní provoz (2 - 3 týdny) – Ostré nasazení, ladění agenta, manažerský feedback
- Vyhodnocení (1 týden) – Go/no-go, analýza výsledků, plán škálování
Investice se vrátila ještě před koncem pilotního provozu
- Průměrná úspora admin času přes celý tým: 38 %, přibližně 55 minut denně na člověka.
- Největší úspora tam, kde je práce nejméně přidaná: záznamy ze schůzek −60 %, zápis do CRM −45 %.
- Výsledek byl konzistentní u všech typů zaměstnanců napříč třemi zeměmi.
- Celková uvolněná kapacita: 305 hodin týdně, ~19 M Kč ročně v hodnotě uvolněného času.
Kde vaše firma ztrácí nejvíc času ke změně?
Nabízíme vám 60minutový hovor, ve kterém se podíváme na vaši situaci a navrhneme, jak vám můžeme rychle pomoci.
Potkejme se.